Des emplacements stratégiques Organisez des conférences de presse impactantes

• Créer sa propre conférence met du temps, cela demande une préparation de plusieurs semaines, mois, même une année selon l’objet. Cette préparation débute par la définition du contenu de la conférence, trouver les idées, savoir comment les organiser, les agencer entre elles afin que ce soit le plus impactant et le plus inspirant possible pour l’auditoire. Il est important de récolter du feed-back qui va être utile pour la présentation de la conférence de presse.
• Définir le format : la durée de l’événement, s’il s’agit d’un apéro-dinatoire, un buffet, déjeuner…
• Définir le style de l’événement : s’il s’agit d’une conférence de presse formelle, informelle, festive…
• Établir un budget afin d’avoir une vue d’ensemble sur les dépenses.
• Établir un rétroplanning sur les principales étapes de l’organisation.
• Trouver une équipe fidèle et solide au niveau de la technique, l’éclairage, le son, l’accueil des participants, la mise en place… Afin d’être organisé dans la répartition des tâches et que chacun se retrouve dans ce qu’il a à faire.
• Trouver une salle adéquate qui correspond à l’événement et à ce que l’on veut transmettre. Idéalement avec un emplacement en centre-ville facile à trouver, et facile d’accès. Avec les transports en commun à proximité, arrêts de métro ou tram qui permettent d’y accéder facilement. Nos adresses en centre ville Bellecour, Jacobins et la Tour Rose sont desservies par les transports de la ville et bénéficient de parkings publics à proximité. Concernant la Maison Fontanières, des navettes sont mises à disposition au départ de votre choix.
• Prévoir une salle où il y a de la climatisation, du chauffage, une bonne connectique, un paperboard, un système son optimal. Toutes les pièces de nos lieux sont équipées d’un écran TV ou d’un vidéo projecteur. Les branchements se font par Clickshare, HDMI ou VGA. Pour les visio conférence nos lieux Bellecour et Jacobins disposent d’une caméra portative grand angle avec un micro multi-directionnel. Pour tout autre type d’événement “live” nous travaillons avec un partenaire spécialisé (sur devis)
• Un choix ciblé des personnes et personnalités à invités ainsi que des médias en fonction de la problématique abordée. Les journalistes font l’opinion, ils peuvent se révéler comme des alliés, mais aussi comme des détracteurs. Le choix des personnes conviées doit être mûrement réfléchi.
•  Faire la promotion de l’événement, il faut voir les choses en grand ! Si vous ne faites pas la promotion de l’événement, personne ne sera au courant et personne ne viendra à la conférence de presse. La communication passe d’abord par les réseaux sociaux, c’est essentiel de mettre en place une stratégie de communication digitale autour de l’événement.
• Avoir un site où se référencer sur google, afin de rediriger les gens sur le site et de leur donner accès à un maximum d’informations concernant l’événement, le planning, le lieu, la description de l’événement, les personnes invitées. Mettre un système de billetterie en ligne.
• Un titre et une promesse forte pour l’événement. Il faut parler avec des mots forts et émotionnels afin de toucher le public pour les intéresser au maximum.
• Jouer sur l’ambiance, l’agencement et la décoration du lieu afin de le rendre agréable et de donner du cachet à l’événement. L’aspect du lieu est un gage de sérieux et cela joue sur la qualité et le ressenti de l’événement.
• Être précautionneux sur l’accueil des participants, être chaleureux, aller à la rencontre des invités, créer du contact.

Le choix de la date et de l’heure est crucial dans la programmation d’un point presse. Les journalistes sont les principaux interlocuteurs, il est important de se renseigner sur leur disponibilité à cette date-là au préalable. L’idéal est de choisir un moment où la participation des médias est la plus importante.

Il ne faut pas prévoir une date qui tombe le même jour qu’un événement important qui pourrait vous faire de l’ombre. Assurer qu’il n’y est aucun risque de détourner l’attention des journalistes de votre événement.

Les points presse ont lieu en semaine sur un créneau horaire qui se joue le matin ou en début d’après-midi.

Cela ne devrait globalement pas durer plus d’une heure, sous forme de question-réponse, au bout d’une heure toutes les questions relatives au sujet devraient avoir été abordées.

Durant cette heure il n’est pas compté le temps de la restauration. Les réceptions dînatoires ou simples petits fours sont fortement appréciés pour ce type d’événement. C’est souvent autour d’un verre ou d’un petit toast que les langues se délient et que les relations se nouent.