MAPIÈCE Invitation pour une soirée d’entreprise : nos conseils
Une invitation à un événement
Elle est à réaliser avec soin, tant sur le fond que sur la forme. Toutes les informations doivent y être renseignées pour que le destinataire puisse avoir les informations nécessaires concernant l’événement en question.
Une belle invitation est synonyme de professionnalisme et elle est la preuve que l’événement est préparé avec soin. Vous l’avez compris : elle reflète l’événement, c’est un outil marketing important.
Les informations essentielles pour la rédaction d’invitation à une une soirée d’entreprise
Une invitation à un événement doit renseigner les informations essentielles propre à celui-ci :
- le type d’événement
- le lieu
- le nom de la salle
- la date
- l’heure
- le programme : le déroulé de la soirée ou de la journée en question. Mentionner les moments clés de l’événement
- l’accessibilité : parking, transport, accessibilité pour handicapés
- un lien vers le site internet de l’entreprise
Sans oublier de mentionner les coordonnées de l’organisateur afin que les invités puissent le joindre à tout moment avant ou pendant l’événement.
La mise en page de l’invitation doit être désignée et soigneusement présentée. Une invitation est en quelque sorte le reflet de l’événement, elle doit être attrayante afin de donner envie au destinataire de se rendre à l’événement en question. Les informations doivent être organisées et structurées, le texte lisible. L’invitation ne doit pas être trop chargée en informations.
La mise en forme :
- le logo de l’entreprise
- une photo ou illustration
- une belle police
- les couleurs correspondant à la charte graphique de l’entreprise
Lorsque une invitation à un événement se fait par mail, l’objet doit être rédigé de façon claire. L’objet d’un mail est un élément essentiel pour que le destinataire l’ouvre et prenne connaissance de son contenu. Il faut que l’email touche un maximum de personnes pour que les participants attendus soient présents. Il faut savoir que généralement sur un nombre de personnes conviées à un événement, il y a toujours un pourcentage plus ou moins important de personnes qui ne viennent pas. Rédiger un objet clair et impactant est LA règle d’or.
Maximiser la présence de vos invités à une soirée d’entreprise :
- Anticiper l’événement : prévoir un rétroplanning de sorte à ce que l’événement soit prêt à l’avance et ainsi permettre aux invités de préparer leur venue en fonction de leur agenda, et de s’organiser pour être libre le jour J. Diffuser les invitations par les bons canaux : adapter les canaux de communication en fonction de la cible : les employés, collaborateurs, clients les plus fidèles, investisseurs. Pour maximiser vos chances, n’hésitez pas à envoyer plusieurs invitations sur différents canaux.
- Relancer les invités : envoyer un second message de confirmation de présence afin d’être informé de la venue ou non des invités. Ça peut être un moyen de rappeler la date de votre événement ou d’informer dans un cas où l’invitation initiale était passée inaperçue.
- Faire un bilan des présents et des absents à l’issue de la soirée et les appeler afin de faire une petite enquête et de savoir la raison de leur non-venue. Cela peut être intéressant d’en connaître les raisons pour la prochaine réalisation d’un événement.
Quelques sites internet pour créer des invitations pour vos soirée d’entreprise :
Il existe de nombreuses plateformes et outils de création graphique (gratuit et payant) pour la réalisation de de jolies cartes, logos, illustrations, mailing pour créer des invitations sur-mesure pour vos événements :
- Canva permet de créer les visuels design très facilement
- Crello site créatif d’invitations, logos, dossiers…
- 99 design permet de créer des invitations personnalisées avec des designers
- Indesign et Photoshop logiciels graphiques de la suite Adobe
Pour réaliser des invitations papier, carte, flyers, faire-part il vous faudra vous tourner vers des imprimeries spécialisées :
- Intaglio imprimerie spécialisée dans la réalisation d’invitation et faire-part
- Vistaprint plateforme de personnalisation d’invitation, faire-part, flyers et carte de visite pour impression
Pour réaliser des emailing d’invitation pour vos événements :
- Mailjet plateforme de création d’envoi et de suivis d’ email, invitation, newsletter, offre promotionnelle
- Maichimp plateforme marketing pour gérer et parler à vos prospects
L’accompagnement MAPIÈCE
Vous l’aurez compris, les invitations à vos évènements doivent être bien travaillées et abouties de manière à donner envie à vos invités de venir à votre manifestation.
Une invitation professionnelle cadrant avec votre image de marque comme première étape d’une soirée d’entreprise couronnée de succès motivée par l’accompagnement des équipes MAPIÈCE.