MAPIÈCE nos 5 conseils pour organiser un CoDir efficace
Le but premier d’un CODIR est de mettre en place la vision de l’entreprise, pour qu’il soit efficace, il se doit être bien organisé.
Plusieurs étapes sont à suivre pour garantir son bon déroulement, les voici :
1. NE PAS ATTENDRE QU’IL SOIT TROP TARD POUR SE LANCER
Il ne faut pas attendre que l’entreprise soit dans une situation critique ou attendre qu’un membre essentiel intègre l’entreprise et change tout, améliore la qualité du travail et de l’activité de l’entreprise. Les miracles n’existent pas. C’est pourquoi, il n’est jamais trop tôt ni trop tard pour mettre sur pied un comité de direction.
Il faut mettre en place un comité de direction lorsqu’ une seule personne ne suffit plus à tenir l’organisation d’une entreprise, qu’elle soit grande ou petite.
2. CONVIER LES BONNES PERSONNES
Il faut d’abord se poser les bonnes questions : qui doit venir participer au comité de direction. Et se poser la question de la pertinence de la présence de telle ou telle personne. Il n’y a pas de règle concernant la composition des participants à un CODIR, mais il est important que tous les services d’une entreprise soient représentés. (ressources humaines, commercial, marketing, communication, acheteurs, finance…). Les membres d’un CODIR peuvent être des managers, directeurs de services, responsables…
En termes de nombre, pour organiser un CODIR il faut un minimum 3 participants, en dessous ça n’est pas un collectif, mais un binôme. Il est recommandé un maximum de 8 personnes afin que le temps de parole soit suffisant pour chacun et que l’objet du rassemblement soit traité convenablement avec ordre.
Les membres du CODIR doivent avoir la capacité de travailler en collectif, de s’écouter parler et de prendre en compte et respecter la parole de chacun afin que ce soit constructif. Chaque personne va défendre ses idées et son métier et la place qu’il occupe au sein de la société.
3. CRÉER UN RENDEZ-VOUS ATYPIQUE
Un CODIR n’est pas une réunion comme les autres, et vous devez le faire ressentir aux participants. Cela doit être un moment très important.
Vous pouvez vous démarquer par le choix de l’animation, de la restauration le jour de l’événement, ou encore avec le lieu pour CODIR que vous sélectionnez.
4. ÉTABLIR UN ORDRE DU JOUR
Pour que tous événements soient bien organisés et qu’ils aboutissent, il faut que l’ordre du jour soit établi de façon clair et structuré afin que tout se déroule correctement, que rien ne soit oublié pendant le CODIR. Tous les sujets stratégiques doivent être abordés, pour que le timing du CODIR soit respecté. Il est donc très important de la calibrer pour quil corresponde bien aux attentes du dirigeant et ses participants.
Établir un ordre du jour permet d’informer les gens de pourquoi ils sont invités. Cela permet de donner une structuration et un cadre au déroulement du CODIR. C’est très important car l’ordre du jour est en quelque sorte la ligne conductrice du rassemblement, il permet de ne rien oublier dans les sujets à aborder.
5. TROUVER LE BON MOMENT POUR L’ORGANISER
Évidemment, l’organisateur doit vérifier en amont que toutes les personnes conviées soient libres à la date et l’heure convenues. Il vaut mieux prévoir un créneau horaire stratégique, par exemple le matin en milieu de matinée est idéal, c’est un moment de la journée ou les employés sont en forme. L’horaire du début d’après-midi après le déjeuner n’est pas idéal lors de la digestion, les participants ont tendance à être endormis et moins proactifs.
Ces 5 conseils sont utiles pour l’optimisation d’un CODIR, ils vous donnent toutes les clés en main pour que votre CODIR fonctionne et que vos convives se sentent à leur place et pourront prendre position sur les sujets abordés au regard de la stratégie.
Ces quelques conseils sont utiles pour l’optimisation d’un CODIR, et pour qu’il fonctionne. Evidement, il faut également que la bonne volonté et l’implication de toute l’équipe du comité de direction pour qu’il soit une réussite et le développement d’une nouvelle stratégie prometteuse. Un CODIR réussit se fera ressentir dans les autres équipes de l’entreprise, et ainsi créer une harmonie et une synchronisation dans le travail.
Pour toute demande, n’hésitez pas !