MAPIÈCE Optimiser la gestion du temps lors d’un événement d’entreprise

Pour que votre événement d’entreprise soit une réussite, l’organisation est sans doute la pierre angulaire d’une bonne gestion qui permettra à la fois de vivre votre moment le plus sereinement possible et de faire face aux différents imprévus qui ne manqueront pas d’arriver.

La première étape est de créer un rétroplanning à intégrer aux différents calendriers afin que chaque étape soit prévue et anticipée. Cette liste vous libère d’autant plus si elle est intégrée à un logiciel de gestion et il ne vous reste plus qu’à suivre votre agenda dans l’ordre chronologique. C’est le meilleur moyen pour ne rien oublier. Il s’agit de gérer la préparation de l’évènement professionnel comme n’importe quelle gestion de projets.

Votre planning doit lister les tâches prioritaires et les tâches quotidiennes à réaliser, mais veillez également à prendre en compte les besoins logistiques et matériels dans votre outil de gestion. De cette façon, vous pourrez gérer sans stress et aux bonnes dates les prises de contact, les signatures de devis et les livraisons.

Commencez par lister vos besoins en ressources humaines et matérielles lorsque la thématique de votre événement est définie et que vous avez établi le nombre d’invités et d’intervenants.

L’organisation d’un événement professionnel repose souvent sur une organisation irréprochable et une bonne communication entre les différents organisateurs.

Optimiser la gestion du temps lors d’un événement d’entreprise dépend aussi d’une répartition efficace et claire des rôles et des différentes responsabilités des personnes composant votre équipe avant, pendant et à la suite de l’événement.

Il vous revient, en tant qu’organisateur de l’événement, de veiller à la bonne répartition des rôles pour que rien ne soit oublié et que chacun se sente valorisé pour prendre en charge ce qui lui revient. N’hésitez pas à utiliser des logiciels de gestion. La réussite de votre événement dépend beaucoup de cette répartition efficace, juste et équitable entre chacun.

Gardez en tête que vous êtes le maitre du temps ou si vous déléguez les tâches d’animation, communiquez vos directives de manière que les événements prévus commencent à l’heure indiquée et décidée en amont. Ne tenez pas compte des invités retardataires (à part s’il s’agit de votre assistant ou d’intervenants sur qui vous comptez), ils rattraperont le fil de la journée à leur arrivée. Pour que les personnes qui ne sont pas à l’heure n’influencent pas négativement le déroulement de votre réunion, prévoyez en premier des activités pour lesquelles le nombre de participants n’est pas décisif.

De la même façon, terminez l’activité et chaque événement à l’heure prévue au planning, peu importe ce qui se passe ou les raisons invoquées pour vous faire changer d’avis. Chaque moment est un temps précieux. Il est préférable de rester inflexible sur ce point, au risque de perturber toute votre organisation si cet aspect n’est pas respecté.

Gardez en tête les horaires fixés pour les moments de pause durant lesquels il vous faut assurer la transition entre différentes activités ou sessions de travail. En respectant le timing prévu pour ces transitions, vous réajustez le temps qui vous reste avant la fin de votre journée et vous êtes sûr de respecter votre planning.

Les moments de transition doivent être dirigés et le temps maitrisé. Veillez à recommencer la session suivante à l’heure prévue.

Dans votre planning, vous avez impérativement prévu un moment pour les questions. Vous pouvez ainsi moduler le temps imparti afin de respecter l’heure de fin.

Ce moment d’interaction avec votre auditoire est toujours très apprécié, mais il est important de veiller à la gestion du temps. Posez rapidement des limites aux interventions en demandant que la personne pose rapidement sa question sans communiquer trop d’explications. Maitriser le temps de votre réponse en étant concis.

Lorsque vous prévoyez le déroulement de votre événement avec vos outils de gestion, intégrez impérativement des moments « tampon » qui permettent d’insuffler un peu de temps dans les sessions sans que l’emploi du temps soit bouleversé. Cela peut sembler paradoxal, mais il s’agit de « prévoir les imprévus ».

Lorsqu’on organise un événement, qu’il s’agisse d’un COMEX, d’un CODIR, de formations, d’une soirée de lancement de produit, d’un congrès professionnel ou encore d’un team building, il faut avoir conscience que des imprévus viendront toujours agrémenter votre journée ou votre week-end.

En prévention, prévoyez des plans de secours au niveau de vos équipements matériels et de vos ressources humaines. Vous gagnerez en sérénité et vous pourrez ainsi faire face aux problèmes de dernière minute.

Dans les jours qui suivent votre événement, prenez le temps de faire la synthèse de son déroulement afin d’en tirer des enseignements qui vous permettront d’améliorer vos compétences en gestion de réunion et d’événement professionnel. Listez les points faibles qui auraient pu être améliorés grâce à une meilleure gestion du temps et n’oubliez pas les points forts. Il est tout aussi important de prendre conscience de ce qui s’est bien passé par rapport à ce qui découle d’une mauvaise gestion.

Les avis des invités et des intervenants est essentiel pour juger de l’efficacité de votre événement et savoir si vos objectifs ont été atteints. C’est aussi une opportunité pour recueillir des idées originales et innovantes pour améliorer votre organisation et votre vision d’une gestion efficace.