MAPIÈCE Comment choisir un lieu accessible pour votre événement d’entreprise ?

La réussite d’un événement d’entreprise dépend de nombreux critères liés à l’organisation. Néanmoins, la localisation de la salle où se déroule la réunion est un aspect tout aussi déterminant qu’il ne faut pas négliger. La facilité d’accès pour tous les participants tout au long de l’événement et l’accessibilité à tous les espaces sont des critères à réfléchir en amont. Ce guide complet sur ce sujet vous aide à choisir la salle de réunion qui convient à votre public, votre ambiance et à votre événement dans son ensemble.

Le type de séminaire

Le choix du lieu du séminaire doit d’abord prendre en compte le type d’événement que vous avez décidé d’organiser. Il s’agit d’un critère essentiel pour déterminer le cadre au sein duquel pourront évoluer vos invités. Par exemple, l’organisation d’activité au printemps exige un lieu avec un extérieur alors qu’un séminaire réunissant un comité de direction en fin d’année nécessite une location de salle et peut aisément se dérouler en intérieur uniquement. Gardez à l’esprit qu’avant tout, c’est l’événement qui détermine le type de salle à louer. Tout cela influe logiquement sur l’emplacement de la salle de séminaire en fonction des disponibilités.

Définir le nombre et profil des participants

Pour un accès facile et aisé du lieu de séminaire, estimez le nombre de participants afin de déterminer la capacité de la salle. Le profil des invités est également un critère important. N’oubliez pas que le lieu du séminaire impacte directement l’ambiance qui règnera parmi les participants. Misez donc sur une harmonisation de tous ces critères afin d’organiser un événement cohérent.

Le lieu choisi doit donc être adapté au nombre de participants et à leur profil, tout en étant cohérent avec la nature du climat que vous souhaitez instaurer lors de votre événement. Veillez donc à la capacité d’ accueil de la salle de réunion ainsi qu’à la présence une connexion internet haut débit.

Assurer l’accessibilité pour tous les participants

Quels que soient vos invités et leur profil, il est impératif de penser à l’accès de l’ensemble des participants au séminaire. Les personnes à mobilité réduite doivent pourvoir accéder facilement à l’ensembles des pièces utiles au bon déroulement du séminaire.

Les salles louées doivent respecter les normes PMR et proposer un parking avec des places pour personnes handicapées. Néanmoins, pensez aussi au fait qu’un accès PMR n’est pas un élément suffisant pour assurer une mobilité et un quotidien facile aux personnes à mobilité réduite. Par exemple, un buffet organisé avec des tables uniquement en hauteur, une file d’attente bondée de monde pour prendre un simple café, des écrans non adaptés aux personnes malvoyantes peuvent être des éléments qui compliquent l’accès pour tous au séminaire.

Considérer la localisation et la facilité d’accès

La localisation géographique est essentielle pour le succès de votre séminaire. Les participants doivent pouvoir accéder facilement au site, par le moyen de transport qui lui convient : voiture, covoiturage, train, avion… Les voies d’accès doivent être proches du lieu du séminaire.

Il existe des lieux d’accueil de séminaire en centre ville, en périphérie ou totalement en extérieur des agglomérations. Tout dépend aussi de l’ambiance que vous voulez donner à votre événement. Quel que soit votre besoin, nous avons une adresse qui vous correspond. Pour un événement professionnel dans le coeur du Vieux Lyon, ou une réunion sur l’une des places mythiques de Lyon, découvrez nos appartements d’exception. Pour un déjeuner au bord de la piscine ou un dîner sous l’olivier, nous vous proposons MAPIÈCE Fontanières. 

Découvrez tous nos espaces uniques dédiés à votre événement d’entreprise

Évaluer la distance par rapport aux principaux points d’intérêt

Prenez le temps d’évaluer la distance entre votre lieu de réunion et les zones attractives de la région, notamment si vous souhaitez faire déplacer les participants pour la réalisation d’activités en extérieur. Un lieu proche des point attractifs incite à la participation : les invités auront la possibilité de prévoir un peu de tourisme avant et après le séminaire si ce n’est pas prévu pendant.

Tout dépend également de la durée de l’évènement. Certaines entreprises prévoient des week end ou plusieurs jours de séminaire dans certaines circonstances et avec des objectifs spécifiques.

Vérifier les liaisons de transport public

Chacun doit pouvoir se rendre sur le lieu du séminaire à l’aide des transports en commun s’il le souhaite. Ainsi, veillez à être proche d’un aéroport international, d’une gare ferroviaire et d’un ou plusieurs axes routiers reliant le lieu du séminaire aux principales grandes villes alentours. Des transports en commun de type bus ou metro doivent desservir le lieu du séminaire, au plus près de manière à ce que les participants puissent se rendre à l’événement en toute autonomie. Dans le cas contraire, des navettes doivent être organisées afin de permettre l’utilisation des transports publics pour voyager. Par exemple, si vous souhaitez organiser un séminaire dans le Beaujolais, nous mettons des navettes à votre disposition pour rejoindre le Domaine l’Arlequin et sa magnifique demeure pour séminaires résidentiels.

Promouvoir les modes doux pour réduire l’impact carbone

Les déplacements doux sont à privilégier : pensez à la possibilité de se rendre en vélo ou à pied sur le lieu de l’événement. Il est donc préférable de bien étudier en amont la provenance de chaque participant afin de mettre en place des solutions pratiques pour chacun.

Les choix de chacun peuvent participer à une démarche collective initiée par l’entreprise. Par exemple, instaurez un calcul global des économies réalisées sur le bilan carbone par rapport à des transports uniquement en voiture pour tous. Cela peut faire partie des idées pour sensibiliser les participants à la nécessité des gestes individuels en matière de protection de l’environnement.

Encourager l’utilisation de transports écologiques

Il existe aujourd’hui de nombreuses solutions de déplacements avec des moyens de transport écologiques. L’organisateur est ainsi libre de son choix du lieu de réunion professionnelle et il peut sélectionner une localisation permettant de privilégier les transports écologiques : vélo, vélo à assistance électrique, véhicule électrique, covoiturage, transport en commun…

Promouvoir ce type de transport est possible avec une bonne communication en amont du séminaire.

Les bénéfices d’un lieu de séminaire bien accessible

Trouver la bonne salle, celle qui sera la mieux adaptée à vos objectifs n’est pas toujours simple. Néanmoins, il existe des solutions clé en main et des services d’accompagnement qui faciliteront votre démarche en tant qu’organisateur d’événement et en fonction de votre budget.

MAPIÈCE vous propose tous les avantages de la location d’une maison d’hôtes pour organiser votre événement d’entreprise. Vous bénéficiez ainsi d’un accompagnement de professionnels pour vous aider à organiser votre événement dans la région lyonnaise, y compris pour trouver un traiteur pour événement d’entreprise. MAPIÈCE met à votre disposition des lieux d’exception qui raviront vos invités.

Venez réaliser votre événement d’entreprise à MAPIÈCE