Comment organiser une réunion efficace ?

Des statistiques montrent que l’on passe 16 ans de sa vie en réunion. Et 75 % du temps que l’on y passe est un temps inefficace. Le temps perdu en réunion sur l’ensemble d’une vie est conséquent. Comment changer la donne ?

 

Il y a plusieurs règles simples et efficaces à suivre pour organiser une réunion efficace, les voici :

La première chose à faire est de définir l’objet de la réunion ainsi que ses objectifs, et les résultats qu'elle doit produire. Il est primordial de savoir ce qui justifie ce rassemblement. Cela peut paraître évident mais vous serez étonné de savoir combien de réunions ont lieu sans que personne ne sache quels en est le motif et quels sont les points qui vont être abordés. Dans certaines structures, un planning hebdomadaire de réunion est ancré dans la culture de l’entreprise depuis des années, mais certaines fois la réunion n’est pas nécessaire, c’est à ce moment-là qu’elle s'avère être plus une contrainte et une perte de temps plutôt que productive. Définir les objectifs et connaître ce qui rend cette réunion nécessaire.

Une réunion efficace est une réunion bien préparée. Une fois que l’on sait quels objectifs on doit atteindre, l’animateur doit choisir la bonne méthode pour amener le groupe là où il veut, en définissant les différentes étapes pour arriver aux résultats à obtenir.

Établir un ordre du jour, prendre le temps de bien structurer les étapes et les sujets qui vont être abordés avec les participants la réunion ainsi que le temps imparti sur chaque sujet. Il sera simple de savoir si vous êtes en retard ou en avance durant votre réunion.

Rappeler le contexte est nécessaire avant de débuter une réunion. Car tout le monde n’a pas les mêmes informations et cela permet de mettre tout le monde à niveau en partageant des documents, une présentation, et faire le rappel de l’objet de la réunion.

Travailler en amont les documents à envoyer pendant la réunion, et permettre aux participants de les lire pendant 10 minutes ou un quart d’heure afin que tout le monde sache de quoi on parle.

Instaurer une vision commune s’avère être un bon moyen d’impliquer tous les participants en nommant quelqu’un qui va prendre des notes pendant la réunion. Et faire en sorte que tout ce qu'elle va écrire soit projeté sur un écran commun. Cela permet aux autres participants de ne pas toucher à leur laptop ou téléphone. Cela s’appelle la vision commune.

Appliquer la loi des 60 minutes maximum entre chaque pause : toutes les études le prouvent, l’attention, la concentration et l’énergie baissent drastiquement au bout d’une heure. Le meilleur moyen de ne pas déroger à cette règle est l’utilisation d’une minuterie.

Définir quels résultats sont attendus à l’issue de cette réunion, il y a pleins de sorte de réunion, pour informer, former, expliquer, réfléchir, construire un plan d’action, convaincre, organiser, obtenir l’avis des gens. Si l’on ne sait pas ce que la réunion doit produire, elle a de grandes chances d’être inefficace.

– Enfin, le choix des participants est très important, être sûr que les personnes conviées sont concernées par les sujets qui vont être traités. Il arrive fréquemment que des personnes soient invitées à une réunion sans savoir pourquoi ou sans se sentir impliquées. Leur présence, souvent, ne sert à rien et c’est du temps perdu pour la personne en question.

 

Le bien-être en réunion : 

Penser à boire pour hydrater votre cerveau et être efficace
Aérer la salle afin de favoriser la circulation des énergies et de l’oxygène.
Autorisé les participants à se plaindre, il faut entendre ce qu’il ne va pas, mais cela
ne doit pas dépasser les un quart du temps, sinon la réunion n’avance pas.

 

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