MAPIÈCE Comment organiser un CoDir/CoPil ?
COMMENT ORGANISER UN CODIR/COPIL ?
L’organisation d’un tel événement reste à la charge du directeur de l’entreprise. Le directeur est le point central du CODIR, c’est lui qui le dirige. Pour une réussite optimale de cet événement, il est important de le préparer méticuleusement en amont.
Sa planification et son organisation doivent être impeccables, car l’image de marque est en jeu.
Dans un premier temps, il faut trouver le moment et le lieu idéal pour organiser un CODIR et ainsi s’assurer que les collaborateurs soient disponibles à cette date. Ce n’est pas une réunion comme les autres : pourquoi ne pas sortir du cadre classique de travail et se réunir dans un lieu informel, atypique ?
Lyon est une excellente option pour votre réunion de direction. La ville allie une situation géographique avantageuse et accessible, tout en offrant diverses activités, et elle regorge d’endroits atypiques pouvant accueillir ce type d’évènement.
L’ordre du jour : comme tout événement de travail, il est indispensable d’en programmer son déroulement et dégager les sujets qui doivent être abordés. Le CODIR ou COPIL n’est pas un événement pour parler des différents obstacles que rencontre une entreprise, c’est un moment où parler de la vision de l’entreprise et de l’approche stratégique qu’elle adopte ou souhaite adopter. Il s’agira de parler des missions de l’entreprise, de ce qu’elle essaye de faire au-delà de gagner de l’argent, quels sont les grands défis qu’elle se fixe, etc.
L’organisation d’un Codir dépend de plusieurs facteurs inhérents au modus operandi de votre entreprise.
Afin de garantir la réussite de ce dernier, plusieurs options s’offrent à vous, vous pouvez faire appel à une agence d’événementiel car elle saura assurer une bonne gestion de l’événement et vous proposer un lieu et une restauration adaptés à vos attentes.
→ Établir une stratégie d’entreprise
LES BÉNÉFICES D’UN COMITÉ DE DIRECTION EFFICACE
- Assurer le dirigeant de posséder les bonnes informations pour assurer le pilotage de l’entreprise
- Gagner en efficacité et optimisation du comité de direction
- Améliorer le management et les résultats des équipes
- Améliorer le fonctionnement en équipe
COMMENT ORGANISER UN COMITÉ DE DIRECTION PLUS EFFICACE ?
Le Comité de direction vise à augmenter la performance collective d’une entreprise et il met en pratique des habitudes de fonctionnement profondément ancrées, parfois anciennes. Or, les occasions ne manquent pas d’examiner le fonctionnement du comité de direction et d’agir pour l’améliorer. C’est une démarche qui peut avoir lieu lors de l’arrivée d’un nouveau dirigeant, lors du changement d’un des membres, à l’occasion d’une nouvelle organisation, pour le lancement d’un nouveau projet d’entreprise.
- La phase de diagnostic : l’état des lieux et le diagnostic, cela consiste à voir comment fonctionne l’équipe du comité. Par le biais d’entretiens approfondis avec le directeur général et avec les managers de chaque service afin de collecter les éléments qui contribuent au pilotage global de l’entreprise.Il est également intéressant d’examiner le fonctionnement du comité de direction en étant un observateur attentif mais muet au cours d’un certain nombre de réunions.
- La phase de mise en action : la mise en partage de la vision et de la stratégie, faire un séminaire en deux phases.
La vision correspond à où se projette l’entreprise dans 10 ans. La stratégie, quant à elle, correspond à viser l’horizon dans les cinq ans à venir. Dans cette phase, il s’agit de partager ce qu’il se fait aujourd’hui et de connecter la vision en définissant les objectifs stratégiques de l’entreprise. Même si tous les employés d’une entreprise ont conscience de la vision et de la stratégie, il est toujours bons de faire un rappel et de se pencher à nouveau sur ce qu’elles signifient et de la place qu’elles occupent dans l’entreprise et permettre aux directeurs d’identifier la manière de contribuer aux objectifs stratégiques.
- La phase concrète : élaboration des plans d’actions opérationnels en reprenant les objectifs qui ont été établis sur des périodes définies : à court terme, moyen terme ou long terme. Il est important d’établir des indicateurs pour évaluer ces objectifs.
- Le suivi de l’avancement des objectifs : rendez-vous périodiques avec les directeurs de services et les managers afin de voir où ils en sont et de traiter avec eux les difficultés qu’ils peuvent rencontrer.
- La fréquence : il est important que le dirigeant réunisse ses responsables de service régulièrement. Aussi, il peut prévoir une réunion courte et rapide tous les 15 jours, et également organiser un séminaire de façon plus espacés sur une journée voire deux jours. Cela sera le moment dans cette régularité de bien valider ses marqueurs, ses outils de contrôle. Pour bien piloter sa société, le comité de direction doit se réunir, et des espaces de réunions sont importants. Pour réussir sa réunion d’entreprise, le comité de direction doit échanger en toute confidentialité.
Le comité de direction est l’équipe la plus observée d’une entreprise.
Certains dirigeants ont besoin d’aide pour mettre en place un tout premier comité de direction, dans ces cas là il est possible de faire appel à un coach afin qu’il vienne en aide pour bâtir une vision stratégique et des objectifs ambitieux à atteindre.
Lorsque l’on monte sa première société et que l’on à pas beaucoup de connaissances dans ce domaine, faire appel à quelqu’un d’extérieur est une bonne solution.
Un CODIR n’est pas uniquement un espace d’échange, mais un moment de prise de décision. C’est pour cela qu’il doit être bien construit et bien driver.
Et après le CODIR, que se passe-t-il ?
Les membres présents au comité de direction, responsables, chef de services, cadres, ont ensuite le rôle de faire descendre l’information aux managers, qui par la suite vont se charger de communiquer et mettre en action avec leur équipes ce qui a été décidé. Il s’agit d’informations descendantes.
Il est nécessaire qu’un des membres du CODIR rédige une synthèse/compte rendu des décisions prises durant le CODIR et que ces décisions soient transmise à l’écrit à tous les participants du comité.
Le compte-rendu rend compte de ce qui a été décider lors des échanges. Il permet de mesurer l’avancement des sujets qui ont été abordés et que tout soit claire pour tout le monde.
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