MAPIÈCE Quel est le moment le plus adapté pour organiser un CoDir ?
Quand organiser un CODIR ?
Quelle que soit la taille de l’entreprise, organiser un comité de direction est une des étapes indispensable. L’équipe de direction peut se réunir à une fréquence régulière ou, au contraire, de manière aléatoire en fonction de besoins.
Il est temps d’envisager un CODIR lorsque le chef d’entreprise ou le directeur commence à prendre des décisions de manière isolée ou déconnectée du terrain ou lorsqu’il a lui-même l’impression de se sentir seul dans la gestion de l’entreprise. Les décisions stratégiques sont prises sans concertation ou à la hâte.
Une réunion du dirigeant avec les cadres s’avère indispensable quand les décisions commencent à être mal comprises. Elles risquent d’être mal appliquées et cette situation risque de mettre en péril l’organisation des services et de l’entreprise.
Il est temps de mettre en place un codir également lorsque les services se désintéressent les uns des autres et que la cohésion d’ensemble semble se déliter. Les performances individuelles commencent à primer sur l’objectif commun.
Il faut retenir avant tout qu’il ne faut surtout pas attendre que la gestion de l’entreprise soit très complexe pour réagir et mettre enfin en place un comité de direction. Même avec une petite structure, mieux vaut instaurer un CODIR dès qu’une seule personne dirigeante ne suffit plus.
Protocole sanitaire pour votre comité de direction
Comment organiser un codir aujourd’hui ? Les réunions de CODIR doivent tenir compte de la situation sanitaire actuelle, comme toute réunion organisée dans le cadre professionnel. Le respect strict des gestes barrières doit être exigé et contrôlé par la direction.
Chaque participant doit porter un masque pendant toute la durée de la réunion. Les locaux doivent être régulièrement aérés et ventilés. Enfin, les règles de distanciation doivent pouvoir être appliquées. Chaque participant doit se tenir à un mètre des autres au moins.
Pour cela, une jauge est mise en place, en imposant un nombre maximum de personnes présentes en fonction des dimensions des locaux et de leur conception architecturale. Cette jauge se calcule en prenant en compte quatre mètres carrés par participant afin de garantir un mètre de distance entre chaque personne quelle que soit la direction.
Enfin, tant que la réunion n’a pas débuté, il est important de laisser les portes ouvertes afin de limiter les zones de contact des mains avec des surfaces comme les poignées.
Dans les locaux de MAPIÈCE, un protocole sanitaire pour CODIR a été mis en place pour que vous puissiez réaliser votre événement en toute sécurité.
Organiser un CODIR en début d’année ?
Le rôle du comité de direction est de partager des informations entre services, de faire le point sur les avancées, d’échanger sur les besoins et de fixer des objectifs. Le CODIR est un moment-clé dans la vie de l’entreprise. Il est différent du conseil d’administration et n’a pas les mêmes objectifs.
Mettre en place un CODIR en début d’année est stratégique. En effet, c’est le moment où chacun se fixe naturellement des objectifs et où chaque partenaire est à même de faire le point sur l’année écoulée. C’est le moment idéal pour ce type de réunion. Les prises de décision n’en seront que plus efficaces.
Le début d’année est également une période particulière particulièrement positive pour transmettre de la motivation aux équipes et partir sur de bonnes bases pour l’année qui débute.
Le début d’année peut également être une occasion pour organiser un comité de direction incluant une partie moins formelle que d’ordinaire, en modifiant le format de la réunion. Pensez au séminaire pour codir, par exemple. C’est une occasion pour échanger de manière plus détendue afin de renforcer la cohésion de l’équipe dirigeante et générer du dynamisme dans les services. Le CODIR de début d’année peut s’organiser dans un lieu extérieur pour changer les habitudes et valoriser ce moment. Les lieux pensés et organisés pour un codir par MAPIÈCE sont idéaux pour recevoir vos équipes en toute convivialité et professionnalisme.
Trouver la fréquence idéale pour vos comités de direction
La fréquence pour réunir un comité de direction doit convenir avant tout à la structure. Certaines entreprises ont besoin de réunir leur comité exécutif tous les mois, d’autres de manière beaucoup plus espacée. L’essentiel est d’organiser un codir efficace qui réponde aux besoins et qui puisse être utile à l’ensemble des collaborateurs.
Il est important d’intégrer l’ensemble des services à un comité de direction afin que chacun soit représenté. Les informations peuvent ainsi être communiquées à l’ensemble des collaborateurs à la suite des réunions de direction. Si la structure est très importante, il peut être parfois compliqué de réunir tous les membres du CODIR à une fréquence importante.
Dans les entreprises, les réunions s’enchaînent et c’est d’ailleurs souvent l’objet de critiques. Il est donc important de trouver le bon rythme, celui qui sera bien perçu.
Enfin, la fréquence des CODIR peut évoluer avec le temps, selon l’intensité, les responsabilités de chaque membre du comité de direction, l’importance et le nombre de projets en cours. Si l’entreprise a mis en place un rythme d’un comité de direction par mois, mais qu’elle se trouve en situation d’évolution stratégique importante, cette fréquence peut être augmentée à une réunion par semaine, voire plusieurs.
Quand partager les décisions du CODIR ?
Le partage d’informations est un des objectifs de l’organisation des comités de direction. Selon les sujets abordés, il est important de transmettre les bonnes informations au moment le plus opportun pour les équipes. Il s’agit d’un point pratique de première importance dont dépend toute l’efficacité d’un CODIR.
La transmission d’informations et ses modalités est un sujet qui doit être abordé en réunion afin que la communication soit cohérente dans l’ensemble des services de l’entreprise. Elle s’organise en fonction du type d’éléments à communiquer et de leur intérêt dans le fonctionnement du travail quotidien. Les informations abordées en CODIR sont, de toute façon, de l’ordre du stratégique. L’ordre du jour d’un CODIR ne traite pas des affaires courantes et de l’urgence organisationnelle du terrain.
Un compte rendu opérationnel est rédigé à la suite d’une réunion de CODIR. Il est transmis à l’ensemble des participants afin qu’il puisse être validé. Il peut ensuite être transmis et exploité. L’intérêt et la condition de réussite d’un CODIR est que les éléments abordés puissent être intégrés aux différents projets en cours.
Pour organiser votre prochain comité de direction dans une de nos adresses, rien de plus simple…
On étudiera votre projet de CODIR en tenant compte de vos impératifs. L’équipe sera en mesure de vous accompagner en amont et être présente le jour de votre événement.