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QUEL BUDGET PRÉVOIR POUR UN SÉMINAIRE D’ENTREPRISE ?

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Les indispensables à prévoir pour budgétiser un séminaire

Les séminaires sont des moments cruciaux dans la vie de l’entreprise. Selon les types de séminaires et leurs objectifs, le budget ne sera pas le même.

Les réunions de direction réunissent des responsables et des chefs de projet autour d’idées de séminaires pour des cadres et dirigeants. Ce type de séminaire génère des besoins financiers qui se limitent souvent aux réunions et aux échanges.

Les séminaires de formation sont également basés sur le même type d’organisation. Le budget nécessaire sera moins élevé que pour des séminaires d’intégration et des team building qui intègrent des activités extra professionnelles parfois couteuses.

Les lignes budgétaires à prévoir impérativement lorsqu’on organise un séminaire d’entreprise sont les suivantes :

Certaines dépenses telles que les activités ludiques cachent des frais multiples dont notamment le personnel d’animation qui doit être professionnel et spécialisé. La réussite de l’ensemble de l’événement repose bien souvent sur la qualité des interventions, surtout s’il s’agit d’un séminaire de type team building ou destiné à l’intégration de nouvelles recrues.

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Quelles prestations prévoir dans le budget d’un séminaire ?

Pour élaborer un budget prévisionnel, les questions à se poser concernent notamment les frais de déplacement qui sont parfois à prendre en compte en fonction de la localisation du lieu de réunion. Pour les mêmes raisons et en fonction de la durée du séminaire, les frais de restauration peuvent varier s’ils doivent intégrer un ou plusieurs petits-déjeuners, déjeuners et diners. Pensez également aux collations et autres boissons à mettre à disposition, sans oublier une marge consacrée aux imprévus qui ne manqueront pas de vous surprendre. N’oubliez pas que le moment influe également sur le prix et évitez les vacances scolaires si vous souhaitez éviter des coûts trop élevés.

Les séminaires qui se déroulent sur une demi-journée sont possibles à organiser dans un restaurant, mais à partir d’une journée entière, il est plus facile de disposer d’une salle de conférence dans un hôtel. Enfin, l’idéal est un endroit comme MAPIÈCE, spécialement conçu pour l’accueil de réunions professionnelles dans le cadre d’un appartement cosy, chaleureux et accueillant.

Aux frais liés aux animations et aux activités s’ajoutent les dépenses matérielles et techniques, telles que l’aménagement des locaux à disposition, les éléments de décoration, les supports de communication et de travail, les frais d’électricité, d’eau, etc.

L’organisation d’un séminaire prend beaucoup de temps et déléguer cette tâche est assurément une opération rentable. Vous vous épargnez la logistique et vous confiez l’organisation à des professionnels qui vous assurent le succès de votre événement d’ entreprise. Même en générant un coût supplémentaire, vous gagner en temps et en qualité. En France, 60 % des entreprises font appel à un prestataire pour organiser leurs soirées et réunions professionnelles.

En déléguant à des professionnels, vous payez une prestation répondant précisément à vos besoins et vous n’avez pas de surprise de dernière minute ou de dépenses que vous n’aviez pas prévu. Selon les régions, des prestataires sont à votre service pour répondre à vos besoins. Suivez nos 3 astuces pour organiser son séminaire à Lyon !

Qu’est-ce qui est le plus couteux ?

L’élément le plus couteux dans l’organisation des séminaires d’ entreprises est l’endroit où il se déroule. C’est aussi un des critères indispensables pour la réussite de cet événement. L’endroit choisi permet aux participants de se sentir à l’aise, en sécurité et dans un environnement confortable, à l’image de leur entreprise. En plus de l’ensemble de ces aspects, il est crucial que l’endroit soit facile d’accès. La location d’une ou plusieurs salles est sans doute ce qui pèse le plus dans le budget, mais c’est aussi ce qui donne le ton et l’atmosphère. L’endroit où se déroule un séminaire d’entreprise influe directement sur la réussite d’un séminaire d’entreprise : retrouvez nos 7 clés pour organiser efficacement votre séminaire d’entreprise.

Hormis l’endroit où se déroule le séminaire, les activités peuvent également augmenter significativement la facture selon leur nombre et leur nature. En effet, certains séminaires misent beaucoup sur des activités originales (trek, randonnée à cheval, chasse aux trésors, etc…) qui peuvent vite être couteuses et nécessiter des animateurs supplémentaires. Les coûts liés aux prestations d’animation sont souvent importants et ils sont les garants de la réussite d’un workshop ou d’un évènement d’ entreprise. Retrouvez à ce sujet notre guide du séminaire réussi.

 

Le prix d’un séminaire d’entreprise

Le coût d’un séminaire d’entreprise varie énormément en fonction des critères mentionnés plus haut, notamment le lieu où il se déroule, sa durée et le nombre de participants. L’enveloppe budgétaire est à prévoir en amont afin sélectionner les options disponibles qui pourront être financées.

Un séminaire se finance au tarif moyen de 150 € environ par personne. Il s’agit d’une moyenne par jour et dans le cadre d’un séminaire résidentiel. Ce prix moyen peut varier énormément. N’oubliez pas qu’un événement d’entreprise induit aussi un retour sur investissement par rapport à vos objectifs définis au départ.

Faire confiance à un prestataire intermédiaire qui vous aide à planifier votre événement, prend en charge l’organisation et propose une solution sur mesure et clé en main permet de maîtriser votre budget.

MAPIÈCE vous propose des prestations complètes avec la mise à disposition de lieux d’exception à Lyon. Choisissez une formule tout compris pour votre séminaire d’entreprise à Lyon et vous offrirez ainsi un moment inoubliable à vos collaborateurs. Nos professionnels étudient avec vous les spécificités de votre situation et travaillent votre culture d’ entreprise pour fédérer vos équipes. Si vous souhaitez organiser un séminaire à Lyon, des bons plans et des astuces, contactez-nous sans hésiter. Votre équipe est composée de personnes éloignées géographiquement ? Nous organisons votre séminaire à distance.

 

Parlons de votre projet et de votre budget, à MAPIÈCE tout est possible !