MAPIÈCE Quel budget prévoir pour un séminaire d’entreprise ?

Pour élaborer un budget prévisionnel, les questions à se poser concernent notamment où organiser un séminaire d’entreprise, les frais de déplacement, en fonction de la localisation du lieu de réunion, la durée de l’évènement, le choix d’un intervenant pour votre séminaire, etc. Pour les mêmes raisons et en fonction de la durée du séminaire, les frais de restauration peuvent varier s’ils doivent intégrer un ou plusieurs petits-déjeuners, déjeuners et diners. Pensez également aux collations et autres boissons à mettre à disposition, sans oublier une marge consacrée aux imprévus qui ne manqueront pas de vous surprendre. N’oubliez pas que le moment influe également sur le prix et évitez les vacances scolaires si vous souhaitez éviter des coûts trop élevés.

Les séminaires qui se déroulent sur une demi-journée sont possibles à organiser dans un restaurant, mais à partir d’une journée entière, il est plus facile de disposer d’une salle de conférence dans un hôtel. L’idéal est un endroit comme MAPIÈCE, spécialement conçu pour l’accueil de réunions professionnelles dans le cadre d’un appartement cosy, chaleureux et accueillant; où il est possible de prévoir différents types de restauration pour événement d’entreprise.

Aux frais liés aux animations et aux activités s’ajoutent les dépenses matérielles et techniques, telles que l’aménagement des locaux à disposition, les éléments de décoration, les supports de communication et de travail, les frais d’électricité, d’eau, etc.

L’organisation d’un séminaire prend beaucoup de temps et déléguer cette tâche est assurément une opération rentable. Vous vous épargnez la logistique et vous confiez l’organisation à des professionnels qui vous assurent le succès de votre événement d’ entreprise. Même en générant un coût supplémentaire, vous gagner en temps et en qualité. En France, 60 % des entreprises font appel à un prestataire pour organiser leurs soirées et réunions professionnelles.

En déléguant à des professionnels, vous payez une prestation répondant précisément à vos besoins et vous n’avez pas de surprise de dernière minute ou de dépenses que vous n’aviez pas prévu. Selon les régions, des prestataires sont à votre service pour répondre à vos besoins. Pour organiser un séminaire à Lyon suivez nos astuces!

L’élément le plus couteux dans l’organisation des séminaires d’ entreprises est l’endroit où il se déroule. C’est aussi un des critères indispensables pour la réussite de cet événement. L’endroit choisi permet aux participants de se sentir à l’aise, en sécurité et dans un environnement confortable, à l’image de leur entreprise. En plus de l’ensemble de ces aspects, il est crucial que l’endroit soit facile d’accès. La location d’une ou plusieurs salles est sans doute ce qui pèse le plus dans le budget, mais c’est aussi ce qui donne le ton et l’atmosphère. L’endroit où se déroule un séminaire d’entreprise influe directement sur la réussite d’un séminaire d’entreprise, organiser un séminaire efficace ne s’improvise pas.

Hormis l’endroit où se déroule le séminaire, les activités peuvent également augmenter significativement la facture selon leur nombre et leur nature. En effet, certains séminaires misent beaucoup sur des activités originales (trek, randonnée à cheval, chasse aux trésors, etc…) qui peuvent vite être couteuses et nécessiter des animateurs supplémentaires. Les coûts liés aux prestations d’animation sont souvent importants et ils sont les garants de la réussite d’un workshop ou d’un évènement d’ entreprise. Pour un évènement d’entreprise réussi, il est nécessaire de respecter certains principes que nous avons récapitulé dans notre guide du séminaire réussi.