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QUELLE EST LA MEILLEURE DISPOSITION POUR UNE RÉUNION RÉUSSIE ?

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Choisir la disposition de la salle en fonction des objectifs de la réunion

Pour réussir vos événements d’entreprises, l’organisation est primordiale et le moindre détail a son importance. L’accueil, l’ambiance, les intervenants ou encore le cadre jouent un rôle essentiel. La disposition de la salle est un des éléments à réfléchir et à ne pas laisser au hasard.

Ces moments à vivre en équipes doivent impérativement trouver une cohérence d’ensemble. Ainsi, une disposition de salle dans une ambiance de style école ou comme au théâtre avec des emplacements individuels ne sera pas adaptée à une ambiance festive ou à une soirée dansante.

En premier lieu, l’essentiel est de définir le type d’événement que vous souhaitez organiser. Il découle des objectifs de la réunion. Vous pourrez ainsi déterminer le format de votre événement d’entreprise : réunion d’information, fête d’entreprise, réunion d’échange, etc.

Le choix de la disposition de votre salle de réunion pourra alors être discuté et décidé en tenant compte des inconvénients et avantages de chaque configuration pour organiser un séminaire efficace. La disposition de la salle est souvent un élément oublié lors de la préparation d’une réunion, alors qu’elle a une importance cruciale pour le bon déroulé d’une journée ou d’une soirée d’entreprise.

 

Définir la structure de la réunion

Un événement d’entreprise est unique, car il est organisé selon votre objectif, votre structure et vos équipes. Une réunion n’est jamais strictement identique à une autre. Pour réussir un événement, il vous faut définir son déroulement, imaginer ses rebondissements, ses moments d’échanges ou de réflexion, ses instants de pause.

Le thème et l’objectif de votre réunion vont déterminer l’articulation des différents moments qui vont scander votre événement. Pour organiser une réunion d’entreprise efficace, vous devrez tenir compte de chaque détail pour obtenir un plan structuré et logique qui va pouvoir emmener les participants là où vous le souhaitez.

La disposition des espaces au sein du lieu de réunion est décisif pour le bon déroulement de votre événement. Il est tout à fait possible de prévoir une disposition modulable afin de pouvoir l’adapter aux différentes étapes de votre évènement. Les configurations sont multiples et chacune a ses spécificités : travail solitaire, en équipes, échanges, fête, etc. Certaines renforcent la cohésion d’équipes, d’autres privilégient la réflexion, par exemple.

Les différentes dispositions des salles de réunion

Selon le lieu que vous choisissez pour organiser votre événement, vous pouvez sélectionner la configuration de salle de réunion qui convient à vos objectifs et à votre structure.

Il existe différentes configurations de salles de réunion en fonction des types d’événements que vous souhaitez mettre en place : la disposition en U, en épi, façon lounge, en rectangle, façon salle de classe à l’école, comme dans un cabaret, un théâtre ou pour un cocktail.

Les dispositions classiques privilégiant la prise de note et les échanges autour d’un intervenant sont la configuration en U et en rectangle. La configuration théâtre avec des places individuelles se rapproche d’un séminaire qui privilégie un aspect visuel important. La décontraction est mise en avant avec une disposition façon lounge avec des groupes en face à face avec des moments conviviaux. Enfin, la disposition pour un cocktail privilégie l’espace où les déplacements sont libres. Ce type de configuration convient aux fêtes d’entreprises, comme les anniversaires d’entreprises, par exemple.

Des idées innovantes peuvent émerger selon des besoins particuliers et rien n’est figé lorsqu’il s’agit d’améliorer l’efficacité de vos évènements d’entreprises.

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Bien choisir le nombre de participants

Réussir une réunion dépend également du choix des participants en fonction de l’objectif et de la thématique de l’événement. Le nombre de personnes est un élément important à prendre en compte et la disposition de la pièce accueillant la réunion en dépend.

Sélectionnez vos collaborateurs en fonction de votre objectif et de la configuration de la réunion ou de la fête d’entreprise.

L’organisation peut s’effectuer en collaboration avec votre comité d’entreprise. Il est aussi recommandé de faire appel à une agence afin d’externaliser les tâches organisationnelles. Vous vous libérez ainsi l’esprit pour vous concentrer sur les aspects importants. De plus, en faisant appel à des professionnels, vous êtes assuré que votre événement sera à la hauteur de l’enjeu.

N’hésitez pas à confier à des spécialistes la décoration de la salle de réunion, l’animation ou encore la restauration de cette journée ou de cette soirée pour que la réussite soit totale. En contactant MAPIÈCE, vous recevrez des conseils adaptés et personnalités.

Choisir un cadre innovant et différent pour motiver les équipes

Le lieu où se déroule une réunion est un des éléments essentiels, qui participe à l’ambiance générale et rend possible l’expérience offerte à vos collaborateurs.

Toutes les salles de réunions ne sont pas adaptées à toutes les configurations. Il est important de traiter de ce sujet en amont du jour de l’événement. En effet, si une disposition n’est pas possible à mettre en place, c’est toute l’organisation qu’il faut revoir et modifier.

Les différents lieux proposés par MAPIÈCE sont adaptés à toutes les configurations. Vous choisirez votre endroit en fonction du nombre de participants. Une configuration pour une soirée cocktail permet d’accueillir le plus grand nombre de participants, puisqu’elle permet de s’affranchir du mobilier comme les tables et les chaises ou les fauteuils.

Avec MAPIÈCE, vous disposez d’une salle de réunion personnalisable. Chaque lieu a également ses spécificités. Si vous misez sur une soirée cocktail avec un nombre conséquent de participants, la maison Fontanières en extérieur de la ville de Lyon ou la Tour Rose du Vieux Lyon seront des endroits magiques pour recevoir vos invités en toute tranquillité. Au contraire, pour un nombre moins important de personnes, l’appartement Jacobins, en plein cœur de la ville de Lyon sera parfait, avec son environnement chaleureux et cosy. Il se prête merveilleusement bien aux réunions confidentielles réunissant jusqu’à une vingtaine de personnes. Une disposition façon lounge sera parfaitement appropriée.

Avec MAPIÈCE, le choix d’un cadre enchanteur, différent de ce que vos collaborateurs connaissent habituellement vous permettra de marquer les esprits grâce à un moment idéal pour remotiver les équipes.

 

 

Pour tout besoin, l’équipe est présente en amont de votre projet pour l’étudier et vous accompagner dans son organisation. Nous serons vous conseiller en fonction de votre budget, vos attentes et vos envies. 

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