Choisir un lieu adapté à votre évènement d’entreprise

L’endroit où se déroule votre séminaire d’entreprise est décisif pour la réussite de votre événement. Il détermine l’ambiance et donne le ton de votre réunion. L’atmosphère des lieux influence la façon dont les participants se sentent. Choisir le lieu adapté est un critère déterminant dans votre organisation et il posera les bases de toutes vos décisions ultérieures.

Posez clairement votre objectif avant de définir de quel type de lieu de réunion vous avez besoin. L’organisation d’un séminaire CODIR ne nécessite pas les mêmes locaux qu’un team building ou une réunion dans le cadre d’un lancement d’un produit. Il peut s’agit d’un lieu insolite ou d’un endroit plus conventionnel, par exemple.

Anticiper les besoins techniques de votre séminaire

Avant toute chose, veillez à lister vos idées et vos besoins techniques, qu’il s’agisse d’espace, de matériel, de luminaire, de connexion internet, de possibilité de restauration sur place, etc. Le type de réunion que vous organisez détermine les éléments qui s’avèrent nécessaires.

En listant précisément ces besoins, vous pourrez déterminer le type de salles de réunion et sélectionner les lieux qui les proposent. Le budget dont vous disposez est également un critère essentiel à prendre en compte dès la définition de vos besoins.

La présence d’un extérieur est parfois importante ou secondaire. Il s’agit d’un élément qui n’est pas toujours facilement disponible et cet aspect fait partie des questions à se poser avant de commencer votre quête du lieu idéal pour votre événement.

L’accessibilité de votre salle est également à prendre en compte. Vous saurez ainsi si l’endroit doit être géographiquement proche de votre entreprise ou un lieu desservi par des transports (réseaux de bus, trains, routes, aéroport, transports en commun, etc.) peut être adapté.

Dressez la liste de vos besoins matériels comme s’il s’agissait d’un cahier des charges. Vous aurez ainsi une vision claire du lieu idéal que vous allez devoir trouver pour la réussite de votre événement.

 

Définir le profil et le nombre des participants

En amont du choix de votre salle de séminaire, prenez en compte le profil des participants. S’agit-il de quelques-uns de vos collaborateurs, l’ensemble de vos salariés, des clients, des fournisseurs, de l’équipe de direction ? Une location de salle pour séminaire doit impérativement prendre en compte le profil des personnes qui seront présentes : tous les âges sont-ils représentés ? le groupe est-il homogène ou diversifié ? L’objectif est de plaire aux participants et de répondre au mieux à leurs exigences.

L’autre point essentiel à prendre en compte est le nombre de participants. Réunir quinze personnes n’entraîne pas les mêmes exigences que convier une cinquantaine de personnes. Votre choix de lieu pour organiser votre séminaire dépend beaucoup de ce critère.

Le profil et le nombre de participants influent sur le type d’activités pratiquées lors de votre séminaire. Une fois ces critères éclaircis, vous aurez ainsi une vision plus précise de vos besoins pour faire votre choix de salle.

Le choix d’une salle pour un CODIR

Si vous organisez un comité de direction, soignez votre choix de salle de réunion de la même façon. Le lieu impulse l’état d’esprit général. Déterminez, par exemple, si votre lieu doit être conçu pour offrir des moments de convivialité ou si la réunion doit être placée sous le signe exclusif du travail.

Une salle idéale pour réunir les membres d’un comité de direction est à la fois confortable et pratique avec un accès facile à internet. Veillez à la présence des équipements matériels tout comme à l’atmosphère du lieu et déterminez à l’avance les dimensions de la salle de séminaire afin d’accueillir l’ensemble de votre équipe.

 

Anticiper les activités ou le repas

Prévoyez à l’avance les activités qui animeront votre événement. Le choix de la salle se réalise aussi en fonction de vos besoins en termes d’espace pour que vos invités soient parfaitement à l’aise. Disposer de locaux suffisamment spacieux permet de choisir la meilleure disposition pour un séminaire d’entreprise.

De la même manière, la façon dont vous décidez d’organiser les repas est importante à prendre en compte. Ainsi, s’il s’agit d’un repas debout, il est généralement simple de le prévoir même lorsqu’il y a assez peu d’espace dédié. Les cocktails déjeunatoires, les cocktails dinatoires et les buffets ont peu de contrainte d’espace. À l’inverse, un repas assis nécessite de davantage de logistique et un espace plus important que les équipes de restauration doivent agencer en amont du repas. Il est donc important de disposer d’une salle indépendante de dimensions suffisamment grandes pour recevoir une table avec des convives.

De manière générale, même si vous confiez la restauration à un prestataire, vous devrez lui préciser vos souhaits afin que vos envies soient compatibles avec les possibilités techniques liées à la salle.

Choisir une salle de réunion bien équipée

Une location de salles ne se décide pas sans réflexion approfondie et en tout cas, pas avant d’avoir précisé vos objectifs et vos besoins en détails. Optez pour une salle de réunion dotée d’un équipement matériel à la hauteur de vos besoins afin de vous éviter une manutention chronophage et parfois compliquée à mettre en place.

Listez l’ensemble de vos besoins matériels et sélectionnez une salle qui en est pourvue : connexion internet, tableau blanc, mobilier modulable, éclairage, etc. Avoir le matériel nécessaire à votre disposition est un préalable important lors de votre recherche de salle.

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