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COMMENT ORGANISER UN ÉVÉNEMENT D’ENTREPRISE ?

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Définir l’objectif de l’événement

Organiser un événement d’ entreprise se prépare à l’avance de manière détaillée et scrupuleuse. La réussite de l’événement dépend pour beaucoup de cette étape de préparation.

Avant toutes choses, déterminez précisément l’objectif de votre séminaire ou de votre réunion. Les événements ne s’organisent pas tous de la même manière. Fédérer votre équipe, retrouver une motivation en baisse, fêter la réussite des résultats annuels, accueillir de nouveaux partenaires, développer votre image de marque ne donnent pas lieu au même type d’événement. Il s’agira de prévoir un team building, d’organiser un séminaire de rentrée, fêter un lancement de produit, etc. L’objectif de votre projet doit s’énoncer clairement afin que chaque détail soit pensé pour que l’événement soit inoubliable.

En prenant en compte le contexte de l’événement, il sera alors plus facile de déterminer ensuite quel type de réunion est le plus adapté à votre objectif.

Choisir la date de l’événement

Lorsque votre objectif est clair et que vous avez choisir le type d’événement qui vous convient, ne tardez pas à fixer une date. L’organisation d’ événements nécessite du temps pour soigner les détails et il est préférable de connaitre la date pour réserver le lieu et les prestataires qui interviendront.

L’organisation commence à se mettre en place plusieurs mois avant la date de l’événement. Les préparatifs sont nombreux et rien n’est plus risqué que de se lancer dans une organisation de dernière minute. De cette façon, vous pouvez envoyer les invitations suffisamment en avance pour que les participants puissent réserver leur date. Vous avez ainsi plus de chances de réunir le maximum d’invités. Misez sur une communication interne assidu pour donner envie de participer et n’hésitez pas à utiliser les réseaux sociaux.

Veillez à sélectionner votre date de manière en fonction des événements extérieurs et des moments clés de la vie de l’entreprise. Ainsi, évitez d’organiser votre événement professionnel au même moment que des tournois sportifs nationaux, en plein milieu de vacances scolaires, en été ou au moment un rush d’activité important. Essayez de tenir compte d’un maximum de critères pour fixer votre date et faire en sorte que la majorité de vos invités puissent de libérer sans aucune forme de contrainte.

Estimer le nombre de participants

Il n’est pas toujours facile d’estimer le nombre de participants avant d’avoir eu un retour définitif de vos invités. Prenez en compte le nombre de participants aux événements passés, le contexte et l’objectif de l’événement pour faire votre estimation. Votre événement est-il organisé de manière à concerner l’ensemble de vos collaborateurs ? Avez-vous une cible plus restreinte ? Souhaitez-vous convier des personnes extérieures ?

Il faut bien comprendre que le nombre de participants détermine non seulement le budget à prévoir, mais aussi le type de salle à réserver, le nombre de repas à prévoir, les animations éventuelles, etc. Les prestations et les choix qui en découlent dépendent pour beaucoup du nombre de personnes qui seront présentes lors de votre soirée, votre réunion ou votre séminaire d’ entreprise.

Le choix des activités ou du repas

Quels que soient les types d’événements d’entreprise, les activités et le repas sont des éléments essentiels pour les participants. Ce sont généralement ces moment de partage qui marquent les esprits et laissent des souvenirs mémorables dans les esprits.

Les animations et le repas peuvent être en cohérence avec le thème et surtout l’objectif de votre événement. Par exemple, s’il s’agit d’un team-building, le choix des activités est crucial pour fédérer et motiver vos salariés. Quant aux repas, ils sont centraux. Veillez à bien choisir la restauration pour un séminaire d’entreprise !

Choisir un animateur ou un traiteur

L’animateur et le traiteur figurent parmi les prestataires incontournables à qui faire appel pour organiser votre événement d’entreprise.

Il est tout à fait possible de déléguer l’animation de votre réunion si vos objectifs le permettent. Par exemple, un team building ou un atelier de créativité sont des cas de figure où l’intervention d’un prestataire extérieur est positive et souvent préférable si vous ne disposez pas de telles ressources en interne.

La restauration est également un des éléments majeurs pour votre événement. Veillez à choisir un type de restauration adapté à votre objectif et à l’ambiance de votre soirée ou de votre journée. Optez pour un repas debout pour plus de convivialité et pour optimiser l’espace ou un repas assis pour des échanges dans un cadre plus traditionnel. Choisissez le prestataire de restauration avec soin, car il est un maillon très important pour la réussite de votre événement.

Le choix du lieu pour votre événement d’entreprise

Le lieu qui recevra vos invités lors de votre événement est sans doute l’élément le plus important de votre organisation. Prenez le temps de prospecter pour trouver l’endroit idéal qui laissera des souvenirs positifs à tous les participants. L’énergie qui se dégage d’un endroit est primordiale, car elle donne le ton et influence l’ambiance de l’événement.

Pour organiser un événement d’entreprise, une simple salle de réunion traditionnelle sans charme et sans âme ne convient plus. La tendance est à choisir des endroits atypiques qui laissent un souvenir mémorable aux participants.

Trouver la salle parfaite pour recevoir votre soirée d’entreprise, votre codir ou votre journée de team building est souvent une démarche fastidieuse. Sélectionner lieu pour événement d’entreprise pouvant accueillir aisément tous vos invités et qui répond à l’ensemble de vos besoins en termes de matériel, d’espace, d’accessibilité, de transport, de restauration, de services complémentaires… De ces caractéristiques découle la réussite de votre événement selon vos critères.

 

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